Waarom handmatig dingen doen als we het kunnen automatiseren?
Automation is iets wat we vaak horen. Hoe kunnen we slim gebruik maken van deze mogelijkheden?
Automation
Waarom moeilijk doen als het makkelijker (en beter) kan? Waarom zaken handmatig doen, als het ook automatisch kan. Dat bespaart een hoop tijd, voorkomt fouten en het optimaliseert de processen.
En dan hebben we het niet alleen over de mogelijkheden op het gebied van marketing & sales, maar ook over het inkoop- en partnerbeheer.
Zonder inkoop en partners geen verkoop. Vaak zijn er een aantal personen in de organisatie verantwoordelijk voor de inkoop en het partnerbeheer. Met het inrichten van optimale en waar mogelijk geautomatiseerde processen, is de kans op fouten kleiner en worden interessante mogelijkheden eerder opgemerkt.
Is er een schaarste in de markt voor bepaalde producten of grondstoffen? Een goed systeem zorgt ervoor dat dat snel naar voren komt, zodat je erop kunt acteren.
Is je inkoop afhankelijk van één of twee collega’s? Wat als er iemand onverhoopt uitvalt? Kunnen anderen dan achterhalen wat de stand van zaken is, wat de (afwijkende) afspraken zijn?
Een optimaal proces voorkomt problemen. Een overzichtelijk dashboard geeft je inzicht in de prestaties van leveranciers.
Inkoopbeheer
Inkopers zijn een groot deel van hun tijd kwijt met communiceren. Intern (wat is de leverstatus van dat en dat product?), maar ook extern. Hij moet in de gaten houden of de leverancier de deadline gaat halen, even een mailtje sturen met de vraag naar de stand van zaken. En die mail weer opvolgen.
Grote kans dat er post-its aan de rand van zijn computerscherm kleven. Heeft die en die al gereageerd? Dat kan makkelijker, sneller en effectiever! In de module inkoopbeheer wordt op basis van inkooporders (PO-nummers) een verwachte leverdatum ingevoerd. Het systeem activeert op die datum een reeks aan acties. Een aantal weken van tevoren gaat er automatisch bijvoorbeeld een mail uit met de vraag of het gaat lukken. De leverancier kan met een simpele klik op een knop ‘ja’ of ‘nee’ aangeven of de datum aanpassen. Doet hij niets met die mail, dan krijg je een seintje. En zo is het hele inkoopbeheer op maat aan te passen en te automatiseren. En het overzichtelijke dashboard genereert de voor jouw bedrijf relevante gegevens. Op die manier hou je totaaloverzicht en weet je welke leverancier excellent werkt (of juist niet).
Partnerbeheer
Als je samenwerkt met een externe partij, bijvoorbeeld voor het afhandelen van telefoontjes, is het handig om volgens een systematiek te werken, die voor beide partijen overzichtelijk is.
Je callcenter vult na elk afgehandeld telefoontje een formulier in. Op basis van de keuzes in dat formulier wordt een taak als afgerond beschouwd. In jouw CRM verschijnt dan automatisch een notitie bij de betreffende klant. Is het niet afgerond? Dan krijgt de juiste collega een taak of ticket toegewezen. En daar krijg je een automatisch signaal van. Niet alleen handig om sneller en foutlozer te werken, maar ook goed voor je managementrapportages en overzicht. Je ziet bijvoorbeeld in één oogopslag hoeveel taken er door de externe partij afgehandeld worden en hoeveel er nog terugkomt bij jou en je collega’s.
Marketing- & Sales automation
Alles draait om de juiste stap richting de juiste persoon op het juiste tijdstip. Intern, met partners en dus ook voor je (potentiële) klanten. Als je tools hebt om de juiste informatie te verzamelen én de juiste handeling uit te laten voeren, kun je de workflow inrichten en automatiseren op basis van triggers.
Ik organiseer een aantal keer per jaar een webinar over marketing- en/of sales automation. Heb je interesse? Meld je aan.